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Conformité Code de conduite

Conformité Code de conduite

Ce code de conduite pour le personnel de conformité d’Ontario One Call s’applique aux employés et aux sous-traitants d’Ontario One Call qui sont engagés pour fournir des services de conformité en relation avec les propriétaires membres d’infrastructures et les entrepreneurs/excavateurs d’Ontario One Call. Cela comprend les évaluateurs nommés en vertu de la Loi sur le système d’information sur les infrastructures souterraines en Ontario ainsi que tout le personnel et la direction qui fournissent des services de conformité à Ontario One Call.

Notre personnel de conformité exécute nos activités de réglementation de manière professionnelle pour aider ceux que nous renseignons à se conformer aux règlements et à réussir. Notre personnel chargé de la conformité a adopté ce code de conduite pour nous guider dans nos activités de conformité. Notre code s’aligne avec le Code de pratique des autorités de réglementation de la fonction publique de l’Ontario;

qui comprend:

  • Honnêteté et intégrité
  • Objectivité
  • Confidentialité
  • Respect
  • Connaissance
  • Rapidité d’exécution

Nous nous concentrons sur les efforts pour soutenir la conformité

Nous visons à atteindre des résultats de conformité qui s’alignent avec les exigences de la Loi sur le système d’information sur les infrastructures souterraines en Ontario (la « Loi ») et des règlements en vertu de la Loi à l’appui de règles du jeu équitables avec ceux que nous réglementons. Nous communiquerons clairement afin qu’il y ait une compréhension commune de ce qui est attendu pour être conforme.

Nous exécutons nos obligations de conformité sans conflits d’intérêts

En règle générale, les intérêts financiers ou les relations personnelles/professionnelles conduisent à un conflit d’intérêts lorsque le membre du personnel chargé de la conformité est en mesure de bénéficier personnellement, financièrement ou personnellement, directement ou indirectement, de l’exécution de ses fonctions de conformité pour Ontario One Call.

Un conflit d’intérêts peut être un conflit d’intérêts réel, un conflit d’intérêts potentiel ou un conflit d’intérêts apparent :

  • (i) Un « véritable conflit d’intérêts » existe lorsque le membre du personnel chargé de la conformité a un intérêt personnel ou commercial direct ou indirect, en dehors d’Ontario One Call, qui est suffisamment lié à ses fonctions de conformité;
  • (ii) Un « conflit d’intérêts potentiel » existe lorsque le membre du personnel chargé de la conformité a un intérêt personnel ou commercial direct ou indirect qui pourrait influencer l’exécution de l’une de ses fonctions de conformité à un moment où il n’a pas encore exercé cette fonction ou cette responsabilité;
  • (iii) Un « conflit d’intérêts apparent » existe lorsque des personnes raisonnablement bien informées pourraient raisonnablement croire que le membre du personnel chargé de la conformité a un conflit d’intérêts réel, direct ou indirect, même s’il n’y a pas de conflit réel en fait.

Le personnel de conformité s’acquitte de ses obligations de conformité dans des circonstances où il n’y a pas de conflits d’intérêts réels, potentiels ou apparents directement ou indirectement liés au(x) propriétaire(s) membre(s) d’infrastructures ou aux entrepreneur(s/excavateur(s) faisant l’objet de leurs enquêtes ou mesures de conformité.

Le personnel chargé de la conformité doit aviser immédiatement le directeur de la conformité d’Ontario One Call (ou, dans le cas du directeur de la conformité, le chef de la direction) s’il craint que, relativement à une partie prenante particulière, son implication du point de vue de la conformité peut donner lieu à un conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent. Si la préoccupation est justifiée, le membre du personnel chargé de la conformité ne participera à aucune enquête ou mesure de conformité concernant le propriétaire membre d’infrastructures ou l’entrepreneur/excavateur lorsqu’une telle implication donnerait lieu à un conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent.

Principes d’enquête et d’application

Les principes suivants ont été élaborés par Ontario One Call pour guider les fonctions d’enquête et d’application :

  1. Les enquêtes et l’application de la réglementation doivent être fondées sur des preuves et/ou sur des mesures. La décision sur les éléments à étudier doit être fondée sur des preuves et/ou des données, et les résultats doivent être évalués régulièrement.
  2. L’application doit être fondée sur les risques et proportionnée : la fréquence des enquêtes et les ressources employées doivent être proportionnelles au niveau de non-conformité et calibrées en fonction du niveau de risque découlant de la non-conformité. Les mesures d’application devraient viser à réduire la fréquence et l’étendue de la non-conformité causée par les infractions et à atténuer le risque pour les parties prenantes et le public.
  3. Les mesures d’application doivent être fondées sur les principes de « réglementation adaptée » : les enquêtes et les mesures d’application doivent être calibrées en fonction du profil et du comportement d’entités spécifiques.
  4. Les structures de gouvernance et les politiques de ressources humaines pour l’application de la réglementation doivent favoriser la transparence, le professionnalisme et se concentrer sur les résultats. L’exécution de l’application de la réglementation devrait être indépendante de toute influence politique ou autre.
  5. Les technologies de l’information et de la communication devraient être utilisées pour stratifier les risques, améliorer la coordination et le partage d’informations et optimiser l’utilisation des ressources.
  6. La Société créera, adoptera et publiera des règles claires et d’autres renseignements de conformité, le cas échéant, pour être accessible par la communauté réglementée.
  7. La transparence, la conformité et l’application seront soutenues par l’utilisation d’instruments appropriés tels que des conseils, des boîtes à outils et des listes de contrôle par le personnel chargé de la conformité.
  8. Le personnel chargé de la conformité s’acquittera de ses fonctions et exercera son pouvoir discrétionnaire indépendamment du conseil. En particulier, le conseil ne doit pas interférer avec l’exercice indépendant des responsabilités d’application et de conformité du personnel de conformité, mais peut revoir la manière dont ces responsabilités sont exercées, conformément aux responsabilités de gouvernance d’entreprise et réglementaire du conseil.

Réduction de charge avec d’autres organismes de réglementation

Les fonctions d’enquête devraient être coordonnées et, si nécessaire, consolidées avec d’autres régulateurs, car la réduction des duplications entre les régulateurs favorisera une meilleure utilisation des ressources, minimisera les charges pesant sur les entités et les personnes réglementées et maximisera l’efficacité.

Le travail avec d’autres organisations, y compris l’Office des normes techniques et de la sécurité (Technical Standards and Safety Authority ou TSSA), l’Office de la sécurité des installations électriques (Electrical Safety Authority ou ESA), le ministère du Travail, de l’Immigration, de la Formation et du Développement des compétences et le ministère de la Prestation des services publics et commerciaux est organisé pour assurer la coordination des efforts pour régler les problèmes d’application qui se chevauchent.

Portée de la conformité et de l’application

Plusieurs documents décrivent les exigences légales de conformité pour les propriétaires membres d’infrastructures et les entrepreneurs/excavateurs. Ces documents servent également comme guide des activités de la fonction d’enquête et d’application de la loi d’Ontario One Call :

Toute personne ou entité propriétaire d’une infrastructure souterraine telle que définie dans la Loi, doit être membre d’Ontario One Call et se conformer à toutes les exigences d’adhésion, y compris, mais sans s’y limiter, la livraison des rapports de localisations dans les délais prescrits par la loi.

La Loi exige également que toute personne ou entité qui commence une excavation, ou qui creuse un terrain, communique avec Ontario One Call et reçoive des rapports de localisations avant de creuser ou d’excaver.